Vaste Reiskostenvergoeding verlengd

In verband met de coronacrisis en het advies van het Kabinet om thuis te werken, is er in 2020 een steunmaatregel in het leven geroepen voor het onbelast uitkeren van vaste reiskostenvergoedingen voor thuiswerkdagen.

Deze maatregel is inmiddels al een paar keer verlengd. De huidige situatie verteld ons dat in ieder geval tot 1 juli 2021 de bestaande vaste reiskostenvergoedingen nog onbelast worden vergoed, ook al worden deze reiskosten door het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt.

Uitzondering: niet voor nieuwe werknemers

De voorwaarde blijft dat het om een vaste reiskostenvergoeding gaat die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever is toegekend. Dit houdt in dat je als werkgever voor werknemers die na deze datum in dienst zijn gekomen voor de thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding kunt toekennen. Uiteraard is het wel zo dat je de werkelijk gereisde kilometers onbelast kunt vergoeden tegen €0,19 per kilometer of bij een vaste reiskostenvergoeding de thuiswerkdagen mag belasten.

Wat verandert er na 1 juli?

Vanaf 1 juli 2021 is de vaste onbelaste reiskostenvergoeding niet meer toegestaan voor de thuiswerkdagen. De vaste reiskostenvergoeding mag vanaf dat moment alleen nog maar onbelast gegeven worden indien een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist.

Om die reden worden de regels strikter en dient het reisgedrag van werknemers in kaart worden gebracht. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een rittenregistratie of een toegangsregistratie bij kantoor. Ook moet duidelijk zijn welk vervoersmiddel is gebruikt.

Is dit niet mogelijk of reizen je werknemers minder dan 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek, dan is een onbelaste reiskostenvergoeding alleen nog maar mogelijk op basis van declaratie of nacalculatie.

Aanpassen loonadministratie en arbeidsvoorwaarden

De reisdagen van de werknemer(s) dienen in de loonadministratie te worden vastgelegd om een juiste vergoeding te kunnen uitkeren.

1. De wijzigingen in reisgedrag dienen op tijd te worden aangegeven aan de loonadministratie;
2. Bestaande afspraken met werknemers over reiskostenvergoedingen moeten opnieuw worden beoordeeld;
3. Deze afspraken moeten eventueel worden aangepast naar aanleiding van het veranderend reisgedrag;
4. Eventueel moeten er in de arbeidsvoorwaarden aanpassingen worden aangebracht, zoals het opnemen van welke dagen kantoordagen en thuiswerkdagen zijn.

Heb jij er al over nagedacht of werknemers na corona weer volledig op kantoor gaan werken of blijven (sommige) werknemers (gedeeltelijk) thuiswerken?  Wat moet er binnen de organisatie afgesproken worden en moet dit in de arbeidsvoorwaarden worden gewijzigd? We begrijpen dat er veel op je afkomt en helpen je er graag bij. Neem daarom vrijblijvend contact met ons op.