Het laatste kwartaal is aangebroken, en langzaam maar zeker komen we ook steeds dichterbij december. Een maand vol samenzijn, feestjes en natuurlijk geschenken! December is daarnaast ook vaak de maand waarin je je werknemers laat merken dat je dankbaar bent voor hun inzet van het afgelopen jaar door middel van kerstpakketten en bonussen. Kerstpakketten vallen vaak onder de werkkostenregeling (WKR). Maar wat is die WKR nu eigenlijk, wat houdt het in en vooral; wat zijn de randvoorwaarden waar je aan moet voldoen om vrijgesteld te worden van belasting?

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling is een fiscale regeling die per 1 januari 2015 verplicht is geworden voor alle ondernemers. En dan voornamelijk ondernemers die zonder inhouding van loonheffingen kosten willen vergoeden of zaken willen verstrekken aan hun werknemers.

Verder bepaalt de werkkostenregeling dat je als werkgever maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000,- plus 1,18% van het restant van die loonsom mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Wanneer je hier overheen gaat krijg je een eindheffing van maar liefst 80%.

Wat valt onder de werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling mag je als werkgever vergoedingen geven aan je werknemers zonder belasting. Je kunt hierbij denken aan dingen zoals gereedschap, tablets of bijvoorbeeld een kerstpakket. Onder de werkkostenregeling vallen niet alleen geschenken in natura. Je mag namelijk ook kiezen voor een cadeaubon of een bedrag in een envelop. Zorg er in dit geval wel voor dat je rekening houdt met de gebruikelijkheidstoets.

Gebruikelijkheidstoets voor geschenken

De vergoedingen die je aan werknemers geeft moeten voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen moeten dus worden vergeleken met situaties die op jouw situatie lijken. Zo mag je vergoeding 30% verschillen van vergelijkbare situaties. Alles wat daarbuiten valt wordt gezien als loon. Daarnaast geldt er een maximum van €2400,- dat als gebruikelijk wordt gezien.

De randvoorwaarden van de werkkostenregeling

Er zijn dus verschillende punten die onder de WKR kunnen vallen. Elk punt heeft zo zijn eigen regelingen waar het aan moet voldoen. Wij zullen deze kort doorlopen.

1. Randvoorwaarden voor geschenken onder de €25,- voor werknemers

Deze geschenken zijn vaak belastingvrij maar moeten hierbij wel aan een aantal randvoorwaarden voldoen:

1. 1. Hierbij gaat het om een persoonlijk geschenk voor de werknemers, denk aan een attentie ter ere van een huwelijk, geboorte of verjaardag.
   2. Het geschenk is geen waardebon
   3. Het maximale bedrag op de factuur is €25,- inclusief BTW

2. Randvoorwaarden voor geschenken voor niet werknemers
   1. Geschenken die voor niet werknemers zijn worden eigenlijk altijd gezien als loon. Deze komen vaak ten laste van de vrije ruimte
3. Randvoorwaarden voor kerstgeschenken
   1. Kerstgeschenken kosten vaak meer dan de €25,- die je belastingvrij mag schenken. Vandaar dat ze vaak onder de vrije ruimte vallen.
   2. Wanneer je een kerstgeschenk aan oud-werknemers wilt geven dan ben je als werkgever verplicht om de waarde ten laste te leggen van de vrije ruimte.
   3. Wanneer je ook uitzendkrachten, freelancers of relaties een kerstgeschenk wilt aanbieden dan ben je daar wel belasting over schuldig. Deze heffing is maximaal 45%. De waarde van het geschenk mag hierbij maximaal €136,- bedragen. Wanneer het meer dan dit bedrag is dan krijg je een belastingheffing van 74%
4. Randvoorwaarden voor diensttijdvrijstelling

Wanneer iemand bijvoorbeeld 25 of 40 jaar in dienst is dan is het geschenk onbelast tot het bedrag van maximaal een maandloon. Dit kan zowel in natura als in een bedrag dat in één keer wordt gegeven.

Randvoorwaarden voor de personeelsvereniging

5. Randvoorwaarden voor de personeelsvereniging

Deze vergoedingen vanuit de personeelsvereniging zijn belastingvrij onder de volgende voorwaarden. Wanneer je aan deze randvoorwaarden voldoet dan kan bijvoorbeeld het kerstpakket of een verjaardagsgeschenk niet meer ten laste komen van de WKR.

1. Wanneer de personeelsvereniging wordt opgericht mag de werkgever niet meer uitgeven dan de werknemers
2. Er mogen geen uitkeringen worden gedaan in geval van ziekte, bevallingen etc.
3. De werknemers mogen geen aanspraak doen op een uitkering van de vereniging.

6. Randvoorwaarden voor een personeelsfeest.
   1. Wanneer het personeelsfeest in eigen pand georganiseerd wordt dan is het vrijgesteld van belasting
   2. Wanneer het feest voornamelijk zakelijk is dan wordt het ook vrijgesteld van belasting.

Geschenken via de WKR

Wanneer je de werkkostenregeling goed aanpakt kan het je werknemers veel opleveren. Het is ook van belang ook nog even te noemen dat het niet goedkoper is om geen gebruik te maken van de werkkostenregeling. Leuke extraatjes verhogen die loyaliteit en motivatie van je werknemers en je bespaart ook vaak in sociale lasten. Die worden namelijk vaak verrekend met het brutoloon. Duik dus zeker wat dieper in WKR om te kijken hoe jij de geschenken voor jouw bedrijf goed aan kunt pakken! Voor vragen omtrent de werkkostenregeling kunt altijd contact met ons opnemen.