Door de coronacrisis en het bijbehorende overheidsadvies werken veel mensen thuis. Voor werkgevers en werknemers is het dan ook belangrijk dat hier duidelijke afspraken over worden gemaakt. Ook, omdat veel organisaties besluiten om na de crisis (deels) thuis te blijven werken. Het kabinet heeft daarom per 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal 2EURO per dag geïntroduceerd.

Thuiswerkvergoeding

De thuiswerkvergoeding is ingesteld om tegemoet te komen aan de extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt, zoals kosten voor water en elektriciteit, verwarming, koffie en thee et cetera. Met deze vergoeding kan een werkgever deze kosten compenseren.

Als werkgever betaal je de thuiswerkvergoeding zelf, maar je hoeft hier geen loonheffing over te betalen aan de Belastingdienst. Op deze manier wil de Overheid het geven van de thuiswerkvergoeding stimuleren.

Hoe je de thuiswerkkostenvergoeding toepast, lees je in drie voorbeelden van het Ministerie van Financiën.

Thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding

Als werkgever mag je kiezen of je een thuiswerkvergoeding (2EURO per dag) of een reiskostenvergoeding (€0,19 per kilometer) toepast. De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer blijft namelijk ook bestaan.

Wanneer werknemers een gedeelte van de dag thuiswerken en een gedeelte van de dag op kantoor, kun je als werkgever kiezen welke vergoeding je toepast. Daarnaast kun je werknemers zelf de keuze laten maken.

Veelgestelde vragen over reiskosten en thuiswerkvergoedingen in 2022

Over de reiskosten en thuiswerkvergoedingen in 2022 bestond veel onduidelijkheid. De Belastingdienst heeft daarom tijdens het OSWO Jaarcongres 2021 vragen van deelnemers beantwoord. De belangrijkste vragen en antwoorden op een rij.

1.     Vaste werkplek

Een vaste werkplek houdt in dat een werknemer minimaal 40 dagen in een kalenderjaar naar die plek reist. Als achteraf blijkt dat er geen sprake was van een vaste werkplek, of juist wel, dan moet je dat corrigeren in de aangifte loonheffingen.

Als je bent uitgegaan van minder dan 40 dagen en als de werkgever op dezelfde dag een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding verstrekt, dan kun je op één van beide vergoedingen de gerichte vrijstelling toepassen. De andere vergoeding neem je op in de vrije ruimte.

2.     128-dagenregeling en thuiswerkvergoeding

De 128-dagenregeling houdt in dat een werknemer een aantal dagen niet werkt, zoals bij ziekte, verlof, een cursus, et cetera. Als de werknemer 128 dagen werkt, mag de werkgever uitgaan van 214 dagen voor de vergoeding.

Stel dat een werknemer maar één dag per week werkt, dan is de norm 1/5 van 128 dagen om te toetsen aan de 128-dagenregeling. Dit houdt in dat bij 26 thuiswerkdagen per kalenderjaar, de werknemer voldoet aan de norm van de vrijstelling voor thuiswerkvergoeding.

3.     OV-abonnement en thuiswerkvergoeding

De vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding geldt niet als een werknemer zijn/haar OV-abonnement gebruikt om naar een vaste werkplek te reizen.

4.     Ambulante werknemers en uitzendkrachten

Ook voor ambulante werknemers en uitzendkrachten gelden dezelfde regels. Als een werkgever zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding geeft op dezelfde dag, geldt maar voor één vergoeding een gerichte vrijstelling.

5.     Toetsing door werkgever

Het is belangrijk dat de werkgever toeziet op de juiste toepassing van de regeling. Ook wanneer bijvoorbeeld de werknemer privé rijdt met de auto van de zaak of met een OV-abonnement reist. De administratie dien je dus zo in te richten dat je dat kunt toetsen.

6.     Auto van de zaak en thuiswerkvergoeding

Wanneer een werknemer op een dag in de auto van de zaak rijdt naar een vaste werkplek, dan geldt de vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding niet.

Met een relatief nieuwe vergoeding als een thuiswerkvergoeding is het prettig als een ervaren adviseur meekijkt naar jouw specifieke situatie en je helpt het op de juiste manier in te richten voor je organisatie en werknemers. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.