Voor een ondernemer is een goede boekhouding belangrijker dan je denkt. Met het goed bijhouden heb je een duidelijk overzicht van je cijfers en cashflow, voorkom je extra werk aan het einde van het kwartaal of jaar en geeft het rust. De administratie levert ook stuurinformatie op, mits goed ingericht. Toch kan het snel en overzichtelijk doen van je boekhouding een uitdaging zijn. Met onderstaande 5 tips helpen we je op weg een succes te maken van je zakelijke boekhouding.

1.    Voldoe aan de eisen voor administratie

De Belastingdienst heeft een aantal strenge eisen omtrent zaken die je in je administratie moet opnemen:

• Facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen.
• Transactieoverzichten
• Kasadministratie
• Contacten en correspondentie met opdrachtgevers en financiers
• Urenadministratie
• Reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
• Belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
• Modelovereenkomst
• Bedrijfscorrespondentie, zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en faxberichten

Het klinkt voor de hand liggend, maar het is essentieel dat ondernemers werk en privé strikt gescheiden houden. Door zakelijk en privé te scheiden hoef je niet alle administratie even lang te bewaren. De Belastingdienst eist namelijk dat zakelijke administratie zeven jaar wordt bewaard. Voor privéadministratie geldt een bewaartermijn van vijf jaar.

2.    Update maandelijks je administratie

Controleer maandelijks de situatie en verwerk bonnen en facturen direct. Dit is niet alleen belangrijk om het overzicht te bewaren, maar is in zekere zin ook verplicht. De Belastingdienst eist namelijk dat facturen iedere 15^e van de maand die volgt op de maand waarin het product of dienst is geleverd, verstuurd worden. In sommige gevallen gelden er aangepaste regels voor facturen. Lees hier meer over op de website van de Belastingdienst.

Hiernaast is snel factureren ook goed voor de cashflow. Je ziet of er klanten zijn die nog niet betaald hebben, kunt sneller investeren in je bedrijf of geld opzij zetten om te sparen of beleggen. Zo is maandelijks je administratie updaten niet alleen deels verplicht, maar ook zeer efficiënt. Plan vaste momenten in en houdt je aan deadlines om problemen te voorkomen.

Op lange termijn kun je periodieke resultaten gebruiken om resultaten en cijfers van voorgaande periodes te vergelijken. Zo ontdek je snel trends en kun je hier je doelen op aanpassen.

3.    Voorkom problemen met je facturen

Als het om te ontvangen betalingen gaat heb je niet altijd alles zelf in de hand. Toch kun je een aantal simpele stappen ondernemen om problemen met facturen te voorkomen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat het juiste KvK-nummer op het factuur vermeld wordt. Staat hier een fout in, kun je niet gerechtelijk incasseren als de klant niet betaald. Ook een juiste klantnaam, adres en factuurdatum zijn hierin van belang.

Voor btw-aangifte en inkomstenbelasting gelden altijd factuurdata. Ontvang je bijvoorbeeld op 29 maart een factuur, maar betaal je deze pas op 1 april? Zelfs dan valt de factuur onder het eerste kwartaal. Hetzelfde geldt voor facturen die je verzendt. Het is daarom belangrijk om alles op te slaan op de juiste datum. Ook ben je verplicht je facturen opeenvolgend te nummeren.

4.    Orden je administratie overzichtelijk

Tegenwoordig is het mogelijk je administratie digitaal te archiveren. Zorg er wel voor dat alles gemakkelijk terug te vinden is. Denk hierbij aan het kasboek, bankboek, inkoop- en verkoopboek, facturen, offertes, contracten en de urenregistratie.

Online zijn er allerlei apps en software te vinden om te helpen met het ordenen van de administratie. Ook is het met deze boekhoudpakketten vaak mogelijk om bonnen en facturen in te scannen en zodoende direct een digitale kopie te maken. Voor je eigen administratie kun je altijd nog de fysieke versies bewaren. Hiernaast zijn digitale boekhoudtools ook te koppelen aan bank-, CRM-, kassa-en voorraadsystemen. Zo beheer je alles vanuit één locatie en worden fouten in de boekhouding minder makkelijk gemaakt.

5.    Laat je adviseren of ondersteunen

Laat de boekhouding voor je werken. Bij van Ijk ondersteunen we bij alle accountancywerkzaamheden. Je bedrijf is uitgangspunt en de branche bepalend. Ook weten wij precies aan welke wet- en regelgeving je als ondernemer moet voldoen en kunnen we helpen bij het maken van strategische keuzes. We kunnen ondersteunen tot volledig ontzorgen. Aan jou de keuze. Vraag vrijblijvend een gesprek aan.